알바 한 명만 써도 필요합니다 — 직원 쓰면 꼭 챙길 법정 노무 서류

많은 사장님이 '상시근로자 5인 미만은 노동법이 거의 안 걸린다'고 알고 계십니다. 연장·야간 가산수당, 해고 제한처럼 5인 이상에만 적용되는 규정이 있는 건 맞습니다. 하지만 규모와 상관없이 한 명이라도 사람을 쓰면 적용되는 의무가 따로 있습니다.

대표적인 게 근로계약서 서면 작성·교부, 임금명세서 교부, 최저임금, 주휴수당(주 15시간 이상), 4대보험입니다. 상시근로자 수를 세기 전에 '알바 한 명'부터 이미 시작되는 셈입니다. 상시근로자 수 계산이 헷갈리신다면 직원 인건비·4대보험 계산 글을 함께 보시면 감이 잡히실 겁니다.

즉 '작아서 괜찮다'가 아니라 '작아도 챙길 건 챙겨야 한다'가 정답입니다. 그리고 그 챙김의 8할은 결국 서류입니다.

핵심 서류를 근거 조항·보존 기간·의무 여부·없을 때 리스크로 정리하면 아래와 같습니다. 액수나 조항은 개정될 수 있으니 신고·처분 전에는 최신 기준을 한 번 더 확인하시는 게 안전합니다.

가장 먼저이자 가장 중요한 건 근로계약서입니다. 임금·근로시간·휴일·업무를 서면에 적어 한 부를 직원에게 주는 것까지가 의무입니다. 하루 이틀 쓰는 단기 알바라도 예외가 아니라는 점을 꼭 기억하세요. 알바 계약 관련해서는 수습기간 최저임금 감액 요건도 함께 확인해 두시면 좋습니다.

임금명세서는 2021년 11월부터 지급 때마다 교부가 의무화됐습니다. 계산 근거(기본급·수당·공제 내역)가 빠지면 교부해도 문제가 될 수 있으니, '문자로 얼마 보냈다'로 갈음하지 마세요.

예를 들어 보겠습니다. 홍대에서 1인 헤어샵을 하며 알바 한 명을 쓰는 김 사장님은, 바쁘다는 이유로 근로계약서와 임금명세서를 미뤄 두었습니다. 몇 달 뒤 알바와 근무시간·수당을 두고 감정이 상했고, 결국 노동청 진정으로 이어졌습니다.

이때 서류가 없으면 '얼마를 어떻게 주기로 했는지'를 사장님이 입증하기 어렵습니다. 근로계약서·임금명세서·출근부가 없으면 대체로 근로자 주장에 무게가 실리고, 미작성·미교부 자체로도 과태료나 벌금이 별도로 부과될 수 있습니다.

또 다른 예로, 회원제로 운영하는 동네 PT 스튜디오 박 사장님은 트레이너가 1년을 채우고 그만두자 퇴직금 계산이 막막했습니다. 퇴직금은 퇴직일로부터 14일 이내 지급이 원칙이고, 평균임금을 근거로 산정합니다. 평소 임금대장과 출근 기록이 있어야 이 계산이 빠르고 정확합니다.

정리하면 사람을 쓰는 순간 챙길 서류는 이렇게 나뉩니다. 채용할 때는 근로계약서, 매달은 임금대장·임금명세서·출근부, 관리 대장으로 근로자명부, 그리고 상황이 생겼을 때 해고 예고 통지서·퇴직금 산정서입니다.

문제는 이 서류들을 엑셀로 매번 손수 만들면, 대목이거나 사람이 몰릴 때 꼭 놓친다는 겁니다. 서식을 찾고, 숫자를 옮겨 적고, 계산이 맞는지 확인하는 사이 신고나 교부 기한이 지나갑니다.

일기월장에는 「인사기록 PDF 만들기」 기능이 있습니다. 어플에 등록해 둔 직원·근무·급여 데이터로 별도 입력 없이 법정 서류 PDF를 만들 수 있습니다. 만들 수 있는 서류는 아래와 같습니다.

매일의 매출·근무·급여를 사장님이 직접 기록해 두면, 서류는 그 데이터의 '출력물'일 뿐입니다. 직원 관리 기능이 궁금하시면 일기월장 기능 소개에서 확인해 보세요.